Syarat-syarat Seorang SekretarisSeb

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

(Waworuntu, 1995: 59-61)

Pekerjaan Sekretaris

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:

1. Pekerjaan keterampilan

a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder

b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik

c. Mengerjakan pembukuan ringan

d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan

e. Membuat surat

f. Menerima tamu

g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya

2. Pekerjaan keahlian

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:

a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya

b. Sebagai penerjemah pimpinannya

c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi

d. Mengolah data untuk penyusunan laporan

e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat

(Waworuntu, 1995: 62-63)

Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.

Hasil (Inggris) 1:

Syarat-syarat Seorang SekretarisSebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:1. Syarat KepribadianTidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:a. Harus bersikap mawas dirib. Bersikap ramahc. Sabard. Simpatike. Penampilan diri yang baikf. Pandai bergaulg. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasiah. Dapat bijaksana terhadap orang laini. Memiliki ingatan yang baikj. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain2. Syarat pengetahuanSyarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:a. Syarat pengetahuan umumSeorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.b. the terms of special knowledgeThis specialized knowledge, the meaning is the Secretary know or understand the things about which the Secretary that works. If the Secretary were to work on a company engaged in the shipping business, then he should be able to master the science of shipping, so if the company field of apartment rentals, then his business Secretary must master the science of keapartemenan, and so on.3. terms of expertiseEvery Secretary is required to have the skills to support her work, skills that include:a. capable of compiling reportsb. able to correspondc. able to use Indonesian Language and other Foreign Languagesd. tata Engineering archive storagee. Technique to communicate with the phonef. Write fast with shorthandg. Letter typing Technique4. The terms of practiceBefore an appointment as Secretary, the person must have sufficient experience in various administrative office jobs, then that person must thus try to handle the job responsibilities are not yet so widespread, for example: as a receptionist, operator, and other correspondence.(Waworuntu, 1995:58-61)Secretary JobsAs for the job of Secretary of grouping include:1. Job skillsa. Receive dictation by shorthand or recorded with a tape recorderb. Type the computer and typewriter manual or electricc. working on light bookkeepingd. save the archives for leadershipe. Membuat suratf. Menerima tamug. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya2. Pekerjaan keahlianAdapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannyab. Sebagai penerjemah pimpinannyac. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasid. Mengolah data untuk penyusunan laporane. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat(Waworuntu, 1995: 62-63)Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.