2.2TUGAS SEKRETARIS 1. Berdasarkan

2.2TUGAS SEKRETARIS 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a. Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. 7
8. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. 8
9. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. d. Tugas Sosial Tugas sosial, meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. e. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari- hari. f. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: 1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan- pesan lewat telepon. 2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: 9
10. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media- media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. 2.3KUALIFIKASI SEKRETARIS 1. Pengetahuan a. Mempunyai pengetahuan yang luas. b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi dan tugas pokok organisasi. c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya. d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran. e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing 2. Keterampilan a. Mampu menyusun laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing 10
11. d. Mampu menggunakan teknologi perkantoran 3. Kepribadian a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab 2.4MASALAH YANG DIHADAPI OLEH SEKRETARIS . Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi . Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : • Penerima mengerti atau memahami isi pesan • Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan • Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim. 2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi 11
12. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin 3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. 4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Sekretaris harus mampu menangani tugas yang diberikan oleh pimpinan dengan baik seperti delapan tugas yang dijelaskan diatas. 5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : a. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya). Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- 12
13. pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful. Penjabarannya adalah sebagai berikut : a. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain. b. Positif Thinking Komponen yang positif pada first impression : • Sebut nama lawan bicara Anda • Sambut tamu di pintu ruang Anda • Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu • Salam dan mengulurkan tangan • Jangan bicara terlalu pesan / keras • Tunjukkan keramahan kepada setiap orang c. Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis. d. Discrete : ◊ Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan e. Tactful : ◊ Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain. 6. Tanggung jawab dalam bekerja Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma- norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. 13
14. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. 7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : • Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja • Pengetahuan akan produk dari perusahaan • Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan • Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah : • Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat k

Hasil (Inggris) 1:

2.2 ASSIGNMENT SECRETARY 1. Based on the scope of the duties of the Secretary are grouped into 8 (eight), namely: a. routine tasks I.e. the tasks that are carried out every day without a command. This task includes:   Open letter.   Accept dictation.   Receive guests. 78.   received a phone call.   Save Archive/letter.   compose and schedule the activities of leadership. b. Special tasks tasks that are commanded directly by the Chairman to the Secretary-General by the settlement specifically. This task is given because of the element of trust that tasks the Secretary was able to keep a secret of the company. This task includes:   Conception letter of partnership agreements with external agencies or relation.   Composing the letter secret (confidential).   Compose the event business meeting.   Purchase gifts or souvenirs.   and others. c. special tasks I.e. tasks related to the purposes of leadership including:   Correct layout or position of leadership as well as stationery supplies as needed.   Act as a conduit to pass on information to the relationship.   Represents someone receives a donation for the purposes of the funds or other activities.   Reminded the leadership pay dues or insurance from an agency or agencies.   examining fund-raising or cash advance from institutions as funding of welfare.   Attend Department meetings, as a companion to the Chairman for holding business meetings. 89. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. d. Tugas Sosial Tugas sosial, meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya. e. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari- hari. f. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: 1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan- pesan lewat telepon. 2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: 910. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media- media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. 2.3KUALIFIKASI SEKRETARIS 1. Pengetahuan a. Mempunyai pengetahuan yang luas. b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi dan tugas pokok organisasi. c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya. d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran. e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing 2. Keterampilan a. Mampu menyusun laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing 1011. d. able to use Office technology 3. A. personality Has an interesting personality and good b. loyalty and dedication c. persistence, thoroughness, neatness, sharp, honesty, openness, patience, friendliness as well as 2.4 responsibility PROBLEMS FACED by the Secretary. Lack of skills Secretary in communicating effectively a Secretary each day to communicate with customers with different levels or groups. For that a Secretary must be able to communicate well and mastered the language of Indonesia and a number of foreign languages well. He was also required to pick the words and sentences in menyususn good and clear, pleasing all parties communicating with him. To improve the quality of a leader should increase the kuaitas to communicate with the increasing language owned such as language or other foreign language United Kingdom so that it can communicate with executive level guests that a Secretary was able to assist the leadership in negotiations. As for the criteria of effective communication are as follows: • the recipient understand or comprehend the content of the message recipient can receive • or approve the content of the message • Receiver held a course of action (action), in accordance with the desired by the sender. 2. lack of the ability of a Secretary in search, interpret and utilize information 1112. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin 3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. 4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Sekretaris harus mampu menangani tugas yang diberikan oleh pimpinan dengan baik seperti delapan tugas yang dijelaskan diatas. 5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : a. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya). Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- 1213. parties associated with it. Things to note in the human relation is team work, positive thinking, good remainder, Discrete, and Tacful. Penjabarannya are as follows: a. Team Work: able to work together in a team should not consider themselves more excellent, undercutting everyone else, close eye on other people's success and excess. b. Positive Thinking positive Components on first impression: • call the name of the caller • guest at the door Welcome your space • smile when meeting with guests • greeting and lend a hand • do not talk too loud/message • Show hospitality to everyone c. Good reminder: in this case the more fixed to Schedule leadership, the birthday of the leadership, employees, and business associates as well. d. Serial: ◊ is not easy to discuss the problem of a person/subject is known to others who are not disinterested e. Tactful: ◊ prudent and careful in choosing words or commented when exposed to the direction or others. 6. Responsibility in working a Secretary must have the commitment and attitude that is based on a sense of responsibility jawabpada the duties then they will complete the task or his job because feel tied to the completion of that task, not because it is tied to the formal norms, so that if it does not accomplish the task with no exception, they will feel guilty and not afraid of sanctions. 1314. But if someone Secretary too often avoid yourself from responsibility, such an attitude reflects the adult personality, labile, could not be held. For that the Secretary would have to train yourself to become a Secretary full of responsibility, capable of working independently, working without supervision, even claimed to be able to keep an eye on himself. 7. lack of insight or knowledge of a Secretary at the time of the era of globalization, the Secretary must develop themselves following the development of science and technology. To become Secretary of the professional should be able to follow the development of the times so it is able to resolve changes and can work as fully as possible to face the working world a Secretary with the growing competitiveness going forward. As for the knowledge and insights that should be noted by the Secretary are as follows: • knowledge of the field of endeavor where we work • knowledge of products of the company • knowledge of business partner leadership • knowledge of competitors of the company there are many ways that can be diakukan to add insight and knowledge such as: • read and follow the development of Many of the news letter k

Hasil (Inggris) 2:

2.2TUGAS SECRETARY 1. Based on the scope of the secretarial duties are grouped into 8 (eight) as follows: a. Routine tasks Namely tasks done every day without orders. These tasks include: Membuka letter. Menerima dictation. Menerima guests. 7
8. Menerima phone. Menyimpan archives / letter. Menyusun and schedule-led activities. b. Special tasks That task was ordered directly by the leadership of the secretary to the settlement specifically. This task was given because of the element of trust that the task of the secretary is able to keep corporate secrets. These tasks include: Mengonsep letter of agreement with a relation or outside agencies. Menyusun confidential letter (confidential). Menyusun events business meetings. Pembelian gifts or souvenirs. Dan others. c. That special tasks tasks concerning leadership purposes, among others: Membetulkan location or position stationery and supplies the necessary leadership. Bertindak as a liaison to forward information to the relationship. Mewakili someone receive funds or donations for purposes other activities. Mengingatkan leaders to pay dues or insurance from an agency or institution. Memeriksa collecting funds or advances from the agency given as welfare funds. Menghadiri official meetings, as co-chairman during a business meeting. 8
9. Mengadakan inspection office equipment, which needs to be repaired and which do not need to be repaired or additional tools and office equipment. d. Social duty social tasks, including: Mengurusi Households office. Mengatur organizing receptions for office leaders and the maintenance of the invitation. e. Financial tasks usually take care of the financial secretary, called petty cash (cash reserve / petty cash). The financial tasks include: Menangani financial affairs leadership in the Bank, ie the delivery of money in bank deposit, withdrawal checks, withdrawing money from the bank. Membayar accounts, taxes, donations in the name of leadership. Menyimpan record daily expenses for management and provision of funds for daily needs. f. Task receptionist secretary receptionist tasks, namely: 1. To receive and answer calls and record messages by phone. 2. Receiving guests will meet with the leadership. 3. Take note of promises to leaders. 4. Prepare the proceedings of everyday leadership. g. Incidental task This task is a job that is not routinely done by the secretary include: 9
10. Menyiapkan agenda of the meeting, to prepare a report, preparing a speech or statement of leadership. Membuat overview of news and articles contained in newspapers, magazines, brochures, and media- other media in connection with the company's interests. Mengoreksi printed materials, eg brochures, invitations, forms, and a list drafted by the company. Mewakili leadership in a variety of receptions or meetings. h. Task secretary in the Business Meeting (business meeting) Business meeting (Business Meeting) occurs when two or more mutually receiving and giving something in the form of information, listen back progress, solve problems and create new ones. This task is quite heavy and tiring for the secretary to organize these meetings. 2.3KUALIFIKASI SECRETARY 1. Knowledge a. Having a broad knowledge. b. Understanding the ins and outs of the organization, missions, functions and main tasks of the organization. c. Have knowledge relevant to their respective sectors. d. Pengatahuan have about grammar manuscript, archives and office equipment. e. Having a good knowledge of Indonesian and foreign language skills 2. a. Ability to prepare reports b. Capable corresponded c. Being able to use Indonesian and foreign language 10
11. d. Being able to use a technology offices 3. Personality. Has an engaging personality and good b. Loyalty and dedication c. Perseverance, accuracy, neatness, carefulness, honesty, openness, patience, hospitality and responsibility 2.4MASALAH FACED BY THE SECRETARY. A lack of skill in communicating effectively secretary A secretary every day to communicate with his guests with a variety of levels or classes. For that a secretary must be able to communicate well and master the Indonesian language and some foreign languages ​​well. He also demanded to select words and phrases menyususn well and clearly, delight all those who communicate with it. To improve the quality of a leader must improve kuaitas communicate with improving language that owned such as English or other foreign languages ​​in order to communicate with his guests executive level, so that a secretary is able to assist the leadership in negotiating. The criteria for effective communication is as follows: • Receiver understand or comprehend the contents of the message • The recipient can accept or approve the content of the message • Recipients hold an action (action), in accordance with the desired by the sender. 2. Lack of ability of a secretary in finding, interpreting and using information 11
12. Secretary in charge of finding and presenting information to the leadership. For that he must be good at digging up information from various sources, and interpret that can make your choice in the value of information useful to be presented to the leader 3. The level of thinking is lacking in identifying problems and finding solutions that work in plenary Secretary must be able to think for identifying cause and effect every time we face a problem and find a solution to the right. So the leaders do not need to be constantly guided and guided secretary, but enough to delegate tasks to the secretary and secretaries concerned is able to solve it in plenary. Leaders enough to give instructions to the secretary outlined and gave delegates to taste, then became the responsibility of the secretary to follow up, including solving problems faced in every complete the task. 4. The lack of ability to handle the task of the Secretary should be able to handle the tasks assigned by the leadership well as the eight tasks described above. 5. Ability to develop skills Human Relations abilities to be possessed by a secretary is as follows: a. Ability and technical skills must and absolutely controlled by a secretary like computers, English, shorthand and filling b. Ability to communicate and interact with c. Skills use office machine (PABX, printers, copiers, scanners, fax machines, etc.). Therefore, the task of the secretary is in touch with various individuals who each different backgrounds, different social status, different interests, different positions, then secretary demanded to understand parties- 12
13. The parties related thereto. Things to consider in human relations is team work, positive thinking, good remainder, Discrete, and Tacful. Its descriptions are as follows: a. Team Work: able to work together as a team should not consider itself superior, belittle others, a close eye on the success and strengths of others. b. Positive Thinking positive component to the first impression: • Say the name of the other person • Greet guests at the door • Smile when you meet with guests • Greetings and reached out • Do not talk too messaging / hard • Show hospitality to everyone c. Good reminder: In this more drawn to Schedule leadership, the anniversary of its officers, employees, and business associates. d. Discrete: ◊ It is not easy to talk about a person / subject known to others who are not interested e. Tactful: ◊ Wise and careful in choosing a word or comment when dealing with the leaders or others. 6. Responsibility for work A secretary must have the commitment and attitude which is based on a strong sense of duty jawabpada then they would complete a task or job because it was tied to the completion of the task, instead of being tied to the formal norms, so that if it does not complete the task with the best -baiknya, they will feel guilty and not afraid of sanctions. 13
14. However, if a person secretary too often shy away from its responsibility, this attitude reflects a personality that is immature, unstable, can not be held. For the secretary must train themselves to be the full responsibility of the secretary, who is able to work independently, to work without supervision, even demanded to supervise themselves. 7. Lack of insight or knowledge of a secretary At the time of globalization, the secretary must develop self follow the development of science and technology. To be a professional secretary should be able to keep up with the times so as to be able to cope with change and able to work as closely as possible to face the work of a secretary to the competitiveness of more advanced. The knowledge and insights that should be known by a secretary is as follows: • Knowledge of business areas in which we work • Knowledge of products from the company • Knowledge Partner business leaders • Knowledge of the competitors of the company There are many ways that can be provided to add insight and knowledge of which are: • Many read and keep abreast of the news letter k